عندما يسألني أحدهم عما أفعله ، وأقول لهم إنني مساعد افتراضي ، أتعرض للقصف بالأسئلة. ما هو المساعد الافتراضي؟ من يستخدم المساعد الافتراضي؟ كم يشحنون؟ كيف يمكنهم إكمال عملي دون أن أكون في مكتبي؟ كيف يكون المساعد الافتراضي أكثر فائدة من أي شخص في مكتبي؟ كيف أعرف أنه يمكنني الوثوق بالساعات التي يتقاضاها العملاء وأنهم لن يشاركوا معلوماتي الشخصية؟ كيف يمكنني البحث عن مساعد افتراضي "مطابق" بالنسبة لي؟ هذه كلها أسئلة مشروعة يحتاج أي شخص يفكر في تعيين مساعد افتراضي إلى طرحها والحصول على إجابات لها.
ما هو المساعد الافتراضي؟
المساعد الافتراضي هو شخص أو شركة تكمل مجموعة متنوعة من الأعمال الإدارية والويب والكمبيوتر افتراضيًا. هذا يعني أنهم يكملون العمل من مكتبهم ويرسلونه إلى عملائهم عبر البريد الإلكتروني أو رابط الويب أو البريد العادي أو الفاكس. يتم الاتصال بشكل أساسي عبر البريد الإلكتروني والهاتف ، حيث لا يلتقي العديد من المساعدين الافتراضيين بعملائهم وجهًا لوجه.
من يستخدم المساعد الافتراضي؟
اي شخص يستطيع. وكلاء العقارات والمدربون والمنظمات غير الربحية والكنائس وأصحاب الأعمال الصغيرة والشركات الكبرى هم عدد قليل من الذين يمكنهم الاستفادة من خدمات المساعد الافتراضي. تتمثل فائدة المساعد الافتراضي في أنه يمكن استخدامه على أساس "حسب الحاجة" ، أو يمكن للعميل التعاقد معهم للعمل لساعات عديدة في الشهر.
كيف يمكنهم إكمال عملي دون أن أكون في مكتبي؟
تسمح قوة التكنولوجيا بإنجاز العمل من أي مكان. سيقوم بعض المساعدين الظاهريين بتوصيل أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم بجهاز العميل والعمل مباشرة على جهاز كمبيوتر العميل. تتمثل الخيارات الأخرى في إرسال العمل عبر البريد الإلكتروني والبريد العادي وحتى وضعه على الويب وجعل العملاء يقومون بتنزيله. اعتمادًا على المشروع ، يمكن لـ Virtual Assistant إيجاد طريقة لإكمال العمل والتأكد من حصول العميل عليه.
كيف يكون المساعد الافتراضي أكثر فائدة من أي شخص في مكتبي؟
الفوائد الرئيسية للمساعد الافتراضي لشخص ما في المكتب هي المالية والمساحة. يكسب موظف المكتب المتوسط 43.54 دولارًا / ساعة (مكتب الولايات المتحدة لإحصائيات العمل مارس 2003) مع حزمة المزايا والأجر. بحلول الوقت الذي يأخذ فيه الموظف في المكتب فترات راحة ، وغداء ، واستراحات دورة المياه ، والدردشة مع الآخرين في المكتب ، فكر في مقدار الأموال المهدرة! سيقوم المساعد الافتراضي بفرض رسوم على العميل فقط مقابل الوقت الذي يقضيه في العمل في المشروع ويدفعون مزاياهم الخاصة.
الميزة الأخرى هي المساحة. يعني وجود شخص آخر في مكتب مكان ما لوضع مكتب آخر ، وجهاز كمبيوتر ، ومعدات مكتبية أخرى يحتاجها هذا الموظف (بالإضافة إلى تكلفة كل هذه المعدات والصيانة). يوفر المساعدون الافتراضيون مساحة العمل الخاصة بهم ، وأجهزة الكمبيوتر ، والمعدات ، والصيانة ، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، سيغطي معظم المساعدين الظاهريين تكلفة الإمدادات ، والتي يجب على صاحب العمل توفيرها أيضًا للموظف. عند إضافة هذه التكاليف ، يأتي المساعد الافتراضي كخيار أرخص بكثير.
كيف أعرف أنه يمكنني الوثوق بالساعات التي يتقاضاها العملاء وأنهم لن يشاركوا معلوماتي الشخصية؟
يستخدم معظم المساعدين الافتراضيين نوعًا من البرامج لتتبع وقتهم داخل وخارج. هناك العديد من البرامج التي تسمح للمستخدم بالدخول والخروج ، تمامًا مثل الساعة المثقبة. إنه يتتبع الوقت ، وفي أي وقت يمكن للمستخدم إنشاء "تقرير" يضمن الوقت الذي يقضيه ويمكن إرساله إلى العميل عند الحاجة. كمساعد افتراضي ، أستخدم TraxTime. هذا يسمح لي بتسجيل وقتي في العمل ، وبسهولة إذا كنت بحاجة إلى الاهتمام بشيء شخصي. كما يتيح لي أيضًا تقديم مذكرات بشأن ما أعمل عليه ، بحيث يكون لدى العميل فكرة عن المدة التي يستغرقها إكمال شيء ما. جميع المساعدين الافتراضيين لديهم تفضيلاتهم الخاصة للبرامج التي يرغبون في استخدامها ، لكنهم جميعًا يعملون وفقًا لنفس الأخلاقيات التي يتقاضونها فقط مقابل الوقت الذي يقضونه في العمل في المشروع. لن يفرضوا عليك رسومًا مقابل استراحة الغداء أو المكالمة الواردة من عميل آخر. من الواضح أن المساعدين الافتراضيين يعملون على نظام الشرف المتمثل في الحصول على وقت شخصي. يحق للعملاء دائمًا العثور على مساعد افتراضي آخر للعمل معه إذا شعروا أن المساعد الافتراضي الخاص بهم يتقاضى رسومًا مقابل الوقت الذي لم يقضيه في مشروعهم.
بالنسبة لمشاركة معلومات شركة العميل ، يحتاج العملاء إلى التأكد من وجود عقد يضمن عدم مشاركة أسرار الشركة والمعلومات الخاصة بهم. العديد من المساعدين الافتراضيين "طوروا" صناعة ، وهذا يؤدي إلى وجود عملاء منافسين لهم. مع وجود عقد معمول به ، لا يمكنهم مشاركة معلومات العميل أو استخدامها لمساعدة عميل آخر. وللحديث المنطقي عن هذا ، إذا قام المساعد الافتراضي بذلك ، فسوف يفقد ثقة العملاء وثقتهم ، مما سيؤدي إلى فشل أعمالهم. لذا ، فليس من مصلحتهم مشاركة معلومات العميل. ب